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時間不夠用?提升效率就靠這6招

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文章來源:6 Simple Ways For Freelancers To Increase Productivity,作者:Tim Mercer

圖片來源:JD Hancock 作為SOHO、接案者的最大好處是能夠自由的支配時間和制定自己的工作規範。然而,這也是最需要注意地方。許多接案者都會覺得奇怪、時間究竟是怎麼就過去了。好好利用你大部分工作的時間是一件很難的事。於是,這裡提供一些簡單的方法來幫助大家提高產能、提高效率:

一、 善用行事曆

定義你的工作時間
對工作時間進行定義,能夠樹立責任感,使你的時間升值從而減少浪費的出現。請制定一套明確的工作時間表並堅持下去。如果您決定每天早晨8:00開始工作,那麼請按時起床,洗澡,穿衣,然後開始工作。穿著睡衣步入你的家庭辦公室並不能將你帶入一個高效工作的精神狀態。遵循這條規則,你可能會驚訝地發現你的效率立即增加了。

勞逸結合
研究表示,那些在工作時間內進行短暫休息的人的效率比較高。花幾分鐘遠離工作將使你恢復精神,並做好應付下一個任務的準備。你可以出去走走,吃點零食或者騎車去趟咖啡館。每天預留30分鐘或一個小時在預定的時間享用午餐。不吃午飯雖然能夠省下時間來工作,但是空腹狀態反而降低了你的集中力。你應該關注質量而不是數量。三十分鐘的全神貫注要比一個小時的三心二意有意義得多。

二、做計劃

設定目標
沒有目標,我們會很快發現自己漫無目的地虛度生命。目標能夠保持我們的軌跡並給予我們一個清晰的前景。你應該制定自己的短期、中期和長遠目標。例如,哪些是你希望在本週,本月甚至是今年內完成的?長期目標能夠幫助為你的短期目標圈定範圍。花一些時間思考一下你想做的事,然後寫下來。

設定工作項目列表(To-Do List)
當你設定了你的一周目標,現在可以開始寫你的每日工作項目清單了。你可以使用任何類型的工作清單, 無論是電腦應用程式、手機app或是普通的筆和紙。不管你採用何種格式,有序地計劃好每一天讓你保持精力集中是最重要的。在每天工作結束時為第二天列出工作項目列表並對其承諾。

將大型工作項目分解成為可控制的小項目
在寫自己的項目清單時,不要寫像是“做生產率文章”或“做logo設計”這樣的東西。應該更具體,例如“對生產率方面文章做一些研究”或“解釋logo設計的概念”。透過將項目的具體化,你的工作重心被凝聚,工作效率也能夠得到提高。從你的清單上刪去這些模糊不清的項目吧。

時間管理
有些很好的追蹤時間小工具會對你時間管理有幫助。了解你是否善用時間是很重要的。記錄你需要多長時間才能完成工作:你可能會驚訝地發現原來你在一天中浪費了那麼多時間。當你了解了什麼工作需要多久能夠完成,你將能夠更好的計劃你的時間,從而獲得更高的效率。

自我評估
在一天結束時,根據設定的目標,回顧並衡量自己做得如何。你完成今天你所要做的事了麼?如果沒有,為什麼?評估你的表現是改善您的工作效率的關鍵一步。設定現實但又具有挑戰性的目標,並誠實地進行評估,以確定是否有改進的餘地。

三、集中精神

一次做一件事
多工處裡已經從電腦用語成為我們的日常詞彙的一部分。近來很多人都覺得同時做多件事能夠提高效率。這與事實不符。實際上,把全部注意力放在處理一個案件上要比各分一半給兩個案件要好得多。在多個案件之間分散你的注意力只會導致質量降低和實際效率的下降。一次只做一件事,然後你會發現你的效率和質量都上升了。

限製上網的時間
每天保留一定的與工作有關的上網時間。利用RSS閱讀器獲取你喜歡的網站和部落格的更新。這比一天幾次訪問這些網站查看有沒有新東西要有效得多。如果您已經在使用RSS閱讀器,那麼你也能從花一點時間來清理一些你很少閱讀的信息源中受益。此外,將資訊良好分類也能減少在工作時訪問到無關信息。

消除讓你分心的事
每天分配一些時段來檢查電子郵件和社交媒體。比起始終開著你的電子郵件和Twitter不停的吸引你的注意,你應該決定到底應該花多少時間在它們上面。例如,您可以決定一天兩次檢查和回復電子郵件。像這樣批量處理事情是很不錯的方法。拿30封郵件為例,你覺得時不時的閱讀並回覆和一次性全部解決哪個花的時間更多呢?

四、有條不紊

合併你的電子郵件
許多人都有幾個不同用途的電子郵件帳戶。為什麼不把你的郵件都放在一個地方呢? Gmail是google提供的服務,它是免費的,也是至今為止最好的Web電子郵件。如果你還沒有的話,你可以註冊一個Gmail帳戶。一旦你註冊了你的Gmail帳戶,您就可以用它來從您的其他所有郵件帳號中收取郵件。為了避免過多的郵件給你帶來困惑,你甚至可以設定過濾來組織你的郵件。現在你可以在一個方便的地方處理所有電子郵件了。

使用標籤來組織你的電子郵件
Gmail有標籤,而不是文件夾。標籤和文件夾類似,不同的是,電子郵件可以有多個標籤。設定帶有“緊急”和“後續”字樣的標籤(或文件夾,如果你不使用Gmail)給郵件排列優先級,或者使用“帳戶信息”和“網站客戶端”等字樣來保持郵件井井有條。有了Gmail,您甚至可以在接收電子郵件時自動標記和排序。

同時更新您的全部社交帳戶
網絡是接案者尋找新的客戶的一個很好的途徑,也能讓他們緊跟行業趨勢和並與同事保持聯繫。大多數人已經有如Twitter的,Facebook和Flickr等社會媒體網站的帳戶。跟蹤全部這些服務是很大的一個挑戰,更何況還有大量時間的流失。比起逐個造訪,何不試試在一個地方把所有的事都做了呢?使用社會媒體聚合器,你就能在同一時間同一個地方向你的所有帳戶發布你的更新並與好友可以保持聯繫。

五、佈置你的辦公室

尊重你的辦公室
保持你的辦公室清潔、整齊。只在你的桌面上的放置一些如電腦,電話,影印機等必需品。零亂的辦公桌會影響你的情緒,這將波及到你的工作。一直在這樣的環境中是很沒效率的。花時間來在你的面前擺好一切你需要的東西。尋找用品,走到印表機或者其他小動作確實會耽誤很多時間。

舒適的環境
在一個好天氣中打開你的窗戶,或者聽一些你最喜歡的音樂,這些都能使你的工作環境變得舒適。你的工作場所不應該是一個讓你覺得要奴隸你一整天的黑暗的地方。您應該享受在這兒的感覺。在符合人體工學的座椅,鍵盤和滑鼠上做一點投資吧,背痛或手腕痛是不會讓你更有效率的。研究一下人體工學來了解如何建立一個舒適健康的辦公室。

行動辦公
作為一名接案者最大的優勢之一就是你不必每天在同一個地方上班。當你發現自己進入了低潮,試試到附近的咖啡廳,書店或者公園利工作來改變一下。你也可以走的遠一些來保持新鮮感,而且大多數城市都有很多的免費WiFi熱點。立刻拿起你的筆記本電腦包出發吧。

六、尋求幫助

外包
考慮聘請了一個助手。雖然產生了額外的費用,可是你能夠獲得更多的時間來做自己擅長的事。把你的稅務交給專業人士吧,會計師會幫你妥善地處理好,讓你少操一點心。小型企業能夠從市場上獲得所有種類的服務。哪些是對你有用的呢?

向其他接案者學習
經常上外包接案的網站與你的同行聯繫。網站上每天共享著豐富的知識和嶄新的觀念。你可以學習到如何更好地與客戶溝通,什麼是最好用的軟體等等。成為網站的會員吧,然後就能從像你一樣的接案者他們的經驗中有所收穫。
如果你對外包接案有興趣,就盡快開始建立你的接案生活吧。

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