【企業找外包】外包費用又炸掉？這5招巧妙控制預算，讓公司預算與開銷完美平衡

外包給外部的專業人士可靠嗎？只要付錢就可以發案嗎？其實中間還有許多眉眉角角，包含內部聚焦實際需求、外部溝通時間成本、來回校正核對等，以上都非常消耗精力，唯有做足萬全準備，才能確保雙方溝通沒有障礙以及預算不會無止盡上升！

現今許多公司為了減少成本、提高效率，無論是長期工作或是短期合作在衡量專業與費用的情況下，常會採取外包方式進行，然而在外包發案時常會遇到一個難題：因為不是自己熟悉的業務，要如何確保預算不會追加，並能確保效益最大化？本文將分享策略與實際案例，幫助您有效掌控，讓公司預算與外包費用達到完美平衡。

發包前

首先，你得了解現在真正需要外包哪些部分，是把「公司最重要的工作業務」外包出去，還是把「繁雜基礎但需要消耗大量時間的簡單任務」發給外包？

前者看似簡單，但是進入後期會需要大量的調整，時間成本和費用成本都有很高的機率持續膨脹。做到最後，可能還會招到老闆「給了錢、給了時間，最後甚麼都沒有做好」的臭名。

後者看似複雜，不過可以讓節省內部的時間，讓團隊集中火力在最核心的工作業務上，例如增加獲利、開發客戶、規劃促銷活動等。

以一家新創科技公司為例，該公司計劃開發一款新的應用程式（APP），目的是提供創新的消費者服務。公司的內部團隊雖然在創意和業務推廣上非常強，但在技術開發方面有人力資源的限制，因此決定找外包解決部分工作事項。

此間企業在外包之前，應該先了解哪些項目需要「內部開發」以保留核心競爭力與保持商業機密、哪些功能可以「找外包」以節省成本和時間。

透過這樣的外包策略，公司不僅確保產品的核心競爭力，同時透過外包加快開發進度，且更精確地控制預算。

況且，非核心工作事項的外包成本也較低，若此次外包合作愉快，未來如有人力配置的考量，甚至可以詢問是否招募至內部團隊處理核心工作業務。

而在設定預算時，記得要建立嚴格但是靈活的框架，也就是先設定固定的外包預算，像是一家公司決定外包網站設計，基本預算設定為 $50,000，這樣的預算規劃應涵蓋所有預見的工作範圍和基本服務。

然而現在市場變化快速，這就有可能會對項目需求造成影響，例如，在網站開發過程中，發現需要加入新的功能應對競爭對手的新策略，或者要遵守新的法規要求等，都可能增加額外的經費投入。

因此，除了基本預算外，還應設置一個追加預算空間，例如設在5%~10%等，在項目進行的過程中，能夠根據實際情況進行調整，確保不會影響到成品最後的品質，並避免因為苛刻預算，導致外包成效不如預期。

此外，增加預算彈性5%~10%的好處在於，若結案的總預算低於估計數值，還可以「向上管理」替公司省下多少%的預算；但若預算剛好花光光，也可以向主管證明你對於預算掌控有強大管控能力。

控制外包成本的關鍵在於選擇合適的外包夥伴！建議先深入了解潛在合作方的專業背景、工作經歷、之前的案例作品及報價，此外，不要忘了Google審視他們的市場名聲和客戶反饋，並且透過面談或初步溝通會議，以確保對方符合你的需求。

而在確認外包夥伴後，簽訂合約是保障雙方權益的重要步驟。合約應詳細列明項目範圍、服務標準、交付時間表、費用和支付條件等所有關鍵元素。此外，考慮到市場和技術的變化，合約中應包含適當的條款以應對可能的需求變更，如技術升級或市場調整等。

發包後

一般來說，一次性或是短期合作的外包，已經確定預算，除了市場或是技術的調整，不太會進行追加，但是如果是大型案件如網站設計、軟體開發或是長期性的外包如廣告投放等，就需要進行成本控制與風險管理。

例如外包廣告代操，因為你可能並不是他們唯一的代操客戶，加上當預算較低時也可能不會優先處理，因此當你希望執行速度更快，更被妥善照顧，就需要先了解對方預期的投入的時間與計畫，並且對於廣告投放有基礎了解，才能有效監控預算與成效。

而當業務外包，就像是把一部分公司的資訊透露在半公開的情況下，涉及很多潛在的風險，從服務中斷到數據安全問題，都可能對你的業務造成影響，並會增加預算成本，這也代表在啟動任何外包項目之前，先做風險全盤檢查。這包括可能的技術故障、外包夥伴不守合約等，並因應這些狀況制定具體的應對方案，將風險降至最低。

最後，別忘了定期檢查外包的成果是否達到你的預期，才是真正讓公司預算與外包費用達到完美平衡。例如你將網站客服工作外包，可不能發案出去後就不管事，而是需要每週回頭看看外包客服做得如何？客訴內容是針對客服人力品質還是產品服務本質？

有沒有需要調整之處，避免因此影響商譽，反而需要投入更多預算解決。

外包猶如「另外一位工作夥伴」，既能為公司節省成本提高效率，但同時有著成品或是預算的不穩定性，透過從前端了解外包需求、制定預算到慎選外包夥伴並簽訂詳細合約，以及監控成本風險與定期檢查，只有這樣，外包才能真正實現預算與成本的完美平衡，為公司帶來成功。