【業主角度】找外包收了錢不辦事?案主外包發案前4大重點注意事項,保護雙方權益這樣做!

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外包發案是指將一項工作、專案、或業務流程委外給外部公司、個人或團隊,以便完成特定的任務或提供特定的服務,而發案方通常也稱為案主。

 

雖然Mo編現在為自由工作者,但過去在公司體制中也有外稿發案的經驗,如今仍需對一些工作進行發案,比如將書籍的翻譯和美術設計等工作外包。因此,Mo編非常瞭解在發案過程中可能遇到的問題,如接案者收了錢卻不完成任務,或成果未達預期等,而為了確保合作順利,案主在發案時應該重視以下幾個關鍵。

外包找到適合自己的人,就成功一半!
(圖片來源:Freepik)

1. 找對人:找到適合自己的專家,就成功一半!

確認是否找到合適的接案方是項目合作的首要步驟,在確認接案前可以先檢視對方的「專業背景」、「工作經驗」以及過去的「案例作品」是否符合需求,舉行一次面試或初步的溝通會議,以評估他們是否真正理解項目的需求和期望。有些人會因為他人介紹而跳過這個步驟,反而容易在合作之中發生歧異而需要重新溝通而導致浪費時間。

許多案主不喜歡簽約,但其實訂定合約才能保護雙方權益。
(圖片來源:Freepik)

2. 充分溝通:有共識,互相對齊目標才能確保無代溝

許多案主發案時覺得對方既然是專業,理應當了解我的需求,而當溝通不足成果不如預期時才氣急敗壞,覺得接案者沒有想像的那麼好!

 

其實充分的溝通是項目成功的關鍵,在項目開始前,清楚且詳細地與接案方溝通你的需求和期望,這包括具體的交付內容、風格要求、時間限制和任何可能影響最終產品的特殊需求,建議做一份工作概要與提供參考的圖片、文字等,並確保雙方都對項目的每一個細節達成共識後才開始進行工作。例如Mo編發書籍封面案時,除了提供書籍介紹讓封面設計能夠想像外,還會提供我預想且市面上已經出版的書封供參考,以確保兩者對封面的目標和標準有共同的理解。

項目開始時進行充分的溝通確保雙方認知一致。
(圖片來源:Freepik)

3. 定時檢視:每次進度都確保成品符合需求

為了確保項目按計劃進行,並避免最終交付成果不符合所需,途中檢視是非常重要的。設定階段性的檢查點,讓接案者定期展示他們的進度,可以及時給出反饋和進行必要的調整,這不僅可以能減少最終修改的工作量,也有助於維持項目的方向和品質。以往Mo編請譯者翻譯書籍時,會依照譯者的習性與合作時長來訂定途中檢視,如果是第一次合作的譯者或是可能拖稿的譯者,會訂定三~四次的檢視期,確保成品是否符合我的需求,也能保證出書進度。

項目訂定三~四次的途中檢視能確保成品進度與品質。
(圖片來源:Freepik)

4. 簽合約:每次合作皆訂定合約保護雙方權益

很多案主常常認為麻煩而不願意簽約,但簽訂明確的合約能夠保護雙方的權益,其實相當重要,尤其是當你的項目不容拖延時,更是需要合約來確保接案者不會中途消失。合約中應詳細列明工作範圍、交付標準、時間表、費用支付條件以及雙方的責任和義務,並且確認合約中包含有關智慧財產權的條款,以及在合作發生分歧時的解決機制。

 

舉例來說在與一名 CI 企業識別設計師簽訂合約時,合約重要元素如下:

 

(1) 工作範圍:

明確指出設計師需要完成的工作,如設計一個公司的全新企業形象,包括Logo、名片和宣傳手冊。

 

(2) 交付標準:

設計必須符合專業品質標準,並且應提供設計檔案及高解析PDF。

 

(3) 時間表:

例如設計初稿需在合約簽訂後兩週內完成,之後的修訂應在一週內完成,最終交付日期不得晚於合約簽訂後六週等。

 

(4) 費用支付條件:

建議可採用分階段支付,常見方式為:30%預付款在合約簽訂時支付,40%在初稿完成後支付,最後30%在最終交付成品並確認無誤後支付。

 

(5) 智慧財產權歸屬:

例如所有設計作品的著作權在項目完成並且全額付款後轉移給案主。

 

(6) 解決機制:

如有爭議,雙方應首先嘗試友好協商解決,但若協商無效,則可依合約規定提交仲裁。

 

藉由訂定合約條款,案主可以確保設計工作按照預期的品質和時間進行,同時接案方也能得到合理的報酬和明確的工作指引,是必要且雙贏的合作步驟。

 

如果案主在發案時能詳細考慮這些方面,將能有效降低發案的風險,並且提高獲得滿意成果的可能性。

 

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現為自由文字工作者第8年,右手寫字、左手翻譯,工作之餘更愛生活小確幸 。咖啡、日劇重度成癮,沈迷HITT、瑜伽、滑雪,還有和你碎念接案大小事。

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